ناخوشایندها: ایمیلی با عنوان 'امیدوارم این شما را خوب پیدا کند' شروع نکنید

بسیاری از افرادی که من نمی دانم ایمیل هایشان را با سلام و احوالپرسی آغاز می کنند ، امیدوارم که شما خوب باشید ، پاسخ معمول من: بله ... من شما را نمی شناسم و به اندازه کافی خوب هستم که ایمیل شما را بدون خواندن بیشتر حذف کنم.

و با توجه به نتایج یک نظرسنجی غیررسمی ، بسیاری از مردم احساس یکسانی دارند.

Catharine Hamm ، سردبیر سفر برای لس آنجلس تایمز ، که تعداد بی شماری از مشارکت کنندگان احتمالی و عوامل روابط عمومی را دریافت می کند ، همچنین از دریافت ایمیل های شما وحشت دارد. به لطف خدا هستم که حالم خوب است ، اما اگر نبودم چه می کردم؟ او پرسید. من اطمینان دارم که به همان اندازه عصبانی خواهم شد ... برای این افراد این را می گویم: ایجاد یک رابطه به من کمک می کند تا کار خود را انجام دهم ، نه اینکه حالم را بپرسم. این به معنای درک بازار من است ، نه تلاش برای درک روان من. این به معنای شناسایی و رسیدگی به نیازهای روزنامه نگاری من است ، نه کمک به من برای یافتن مرکز شخصی خود.

باربارا تسلر ، مدیرعامل روابط عمومی تسلر در سانتا مونیکا ، کالیفرنیا ، می گویدباز کردن با امیدوارم این ایمیل شما را خوب بیابد در همان لحظه با یک تماس سرد شروع می شود تلفن را قطع نکنید یا اطلاعات مهم را با قرمز روی پاکت علامت گذاری کنید (اطلاعات مهم این است که شما برای اعتبار قبلاً از قبل تأیید شده اید) کارت با شرکتی که کمتر می توانید به آن اهمیت دهید). مردم برای برقراری ارتباط شخصی 'امیدوارم که خوب باشی' انتخاب می کنند - به نظر می رسد که به نظر می رسد قبلاً با این شخص ملاقات کرده اید ، و نادیده گرفتن یا رد شخصی که شخصاً ملاقات کرده اید بی ادبانه تر از نادیده گرفتن غریبه ای است من هرگز ملاقات نکرده ام ، بنابراین ایمیل شما در تئوری به احتمال زیاد از این طریق خوانده می شود - اما این امر به من فکر می کند که ساختگی و غیرصمیمانه هستم.

مایک پلوگ ، دانشیار ارتباطات در کالج منهتن ، معتقد است که این سلام و احوالپرسی بیشتر از فرستنده به تعبیر گیرنده ارتباط دارد. اگر کسی بنویسد ، 'امیدوارم هفته خوبی داشته باشید' ، یا 'امیدوارم این وضعیت شما را خوب پیدا کند' ، این احتمال وجود دارد که شما یک هفته وحشتناک داشته باشید یا از 'خوب' فاصله داشته باشید ، اما تصدیق مشترک ما پلوگ می گوید ، انسانیت پیام واقعی است ، نه هر امید مشخصی. دلیل غیر صادقانه به نظر رسیدن این دلپذیرهای دوستانه این است که آنها از صفحه سفید به ما خیره می شوند که ذاتاً غیر شخصی است.

در خبرنامه روزانه Braganca مشترک شوید یک سرور ایمیل هشدارهای مربوط به هرزنامه یا ایمیل های ناخواسته را نشان می دهد.عکس: ایان والدی / گتی ایماژ

به گفته مک کلین واتسون ، مدیر برنامه های ارتباطی تجاری در دانشکده مدیریت Naveen Jindal در UT Dallas ، مردم باید سبک شوند. واتسون می گوید ، اگر جمله 'امیدوارم خوب باشید' در یک ایمیل پاسخ احساسی شما را جلب می کند ، این جمله کار خود را انجام داده است. لحن اکثر ایمیل های روزانه ما رویه ای ، معاملاتی است و به نظر می رسد توسط زامبی ها برای زامبی ها نوشته شده است. چالشی برای آن دسته از ما - مانند من - که می خواهیم برای انسانهایی که قلبی تپنده دارند ایمیلی بنویسند ، یافتن راهی برای ایجاد ارتباط دلسوزانه با خواننده است تا ایمیل ما با صدای انسانی خوانده شود. 'امیدوارم که شما خوب باشید' ممکن است بهترین راه برای رسیدن به آن هدف نباشد ، اما در بیشتر اوقات کار معقولی انجام می دهد.

بروک استریتون ، متخصص آداب معاشرت ، توصیه می کند ایمیل های خود را به عقب بنویسید. او می گوید اولین جمله شما باید خلاصه نیازهای شما یا هدف نامه ایمیل باشد. این اجازه می دهد تا کسی از همان ابتدا بفهمد آیا این یک ایمیل است که باید فوراً آدرس دهی شود ، به عنوان اطلاعات ارسال شود یا اقدامات مقتضی انجام شود. اگر می خواهید 'نکات خوب' را اضافه کنید ، آنها را برای پایان بگذارید.

جیل تیپوگراف ، بنیانگذار شرکت مراحل ابتدایی ، یک مشاوره کمک به جوانان برای کارورزی یا مشاغل اولیه ، اذعان می کند که دشوار است سریع وارد تجارت شوید ، بنابراین کشف روش صحیح مهم است. شخصیت و اصالت شما باید مشخص شود. شما باید از نظر رویکرد چیزی راحت و قابل قبول پیدا کنید. او می گوید این یک اندازه مناسب همه نیست. هر شرایطی متفاوت است. این روش باید منعکس کننده قامت و / یا تصویری باشد که می توانید به صورت آنلاین پیدا کنید.

###

Pitch Perfect: راه های موثر برای شروع ایمیل

ناظر از جیل تیپوگراف خواست نکاتی را برای بهبود ایمیل ها ارائه دهد:

امیدوارم این ایمیل به خوبی به شما کمک کند باید برای یک تماس تلفنی یا یک ایمیل پیگیری برای معرفی شخصی شما محفوظ باشد. اگر هنوز فرد را نمی شناسید ، بهتر است از روش دیگری استفاده کنید.

اصالت باید واقعی باشد ، یا آن مسیر را طی نکنید. حرفه ای باشید ، نه گاه به گاه. به خرید کارت فکر کنید: آیا کارت شخصی بیش از حد یا صادقانه را برای شخصی که نمی شناسید ارسال می کنید؟

در رویکرد از سمت محافظه کار خطا می کند. با آقای / آقای عزیز / دکتر ایمیل ارسال کنید. فقط هنگامی که رابطه یا رابطه برقرار شده است به نام های شخصی بروید. سلام یا سلام خیلی راحت است از نام های مناسب خود استفاده کنید: اگر نام آنها رابرت است ، در ایمیل اولیه از آنها به عنوان باب یاد نکنید.

از مراجعه کننده (اگر اجازه آنها دارید) نام ببرید - همیشه با عنوان و خط اول با نام آن شخص شروع کنید. این دارایی شماست. عزیز (خالی) - من توسط (خالی) معرفی شدم ، که فکر می کرد شما می توانید فردی خوب برای تماس با او باشید (خالی).

با استفاده از اصطلاحات اصولی صنعت خود به آنها نزدیک شوید - افراد در زمینه های خلاق به نوعی صحبت می کنند ، در حالی که کسانی که در امور بانکی هستند به روش دیگر. اما در هر صورت ، عاقلانه است که افراط نکنید. صنایع مختلف استانداردهای مختلفی دارند.

از یک عنوان ایمیل قاتل استفاده کنید - اگر موضوع طنین انداز نشود مردم دیگر زحمت خواندن ایمیل واقعی را نخواهند داشت. اطمینان حاصل کنید که مناسب ، ضعیف است و به کسی دلیل باز کردن می دهد. این روزها چیزهای زیادی به اسپم وارد می شود ، بنابراین درج یک علاقه مشترک ، ماده آلما یا شخصی که به شما توصیه کرده مهم و ارزشمند است.

ایمیل پیگیری ارسال کنید - ایمیل های اولیه اغلب خوانده نمی شوند. آن را متمایز کنید: امیدوارم هفته خوبی داشته باشید و هفته گذشته می خواهید ایمیل من را پیگیری کنید.

Pet Peeves

از شکلک های ایموجی اجتناب کنید زیرا آنها می توانند اولین برداشت اشتباه را ایجاد کنند.

بدون اجازه او از کسی نام ببرید.

به شخص نام مستعار اختصاص ندهید. داستان: اخیراً یکی از دانش آموختگان دانشگاه به صورت آنلاین به جیل نزدیک شد و گفت ، هی جیلی. هیچ کس از کودکی با من جیلی تماس نگرفته است ، فقط شوهر سالها من هر از گاهی اوقات با این عشق با من تماس می گرفت. من خیلی عقب افتاده بودم

اثبات سه گانه - دیدن غلط املایی و استفاده نادرست از دستور زبان شرم آور است - خصوصاً نام یا شرکت اشتباه شخص (به برنامه های دانشگاه ، به عنوان مثال ، نام دانشگاه غلط در مقاله فکر کنید).

مشاوره رایگان یا شغل را بدون ارائه چیزی با ارزش در ازای آن درخواست نکنید. این بیش از حد قاطعانه و غیرفعال است.