مانند اکثر مردم ، روزهای من نیز پر از کارهای فوری ، اما غالباً بی اهمیت است.شل کردن هنگامی که بانی وار ، پرستار مراقبت تسکینی که در هفته های آخر زندگی خود مراقب بیماران ترمیم کننده است ، پرسید بزرگترین پشیمانی مردم چیست ، 5 پاسخ بارها و بارها ارائه شد:
- ای کاش این شهامت را داشتم که زندگی واقعی خودم را داشته باشم ، نه زندگی را که دیگران از من انتظار داشتند
- کاش خیلی سخت کار نکرده باشم
- کاش شجاعت ابراز احساساتم را پیدا می کردم
- کاش با دوستانم در ارتباط بودم
- کاش اجازه می دادم خودم شادتر باشم
من هنگام کار زیاد به این لیست فکر می کنم.
مانند اکثر مردم ، روزهای من نیز پر از کارهای فوری ، اما غالباً بی اهمیت است. ایمیل ها جلسات وصله ها تماس
این مثل پرداخت کارت اعتباری با بهره بالا است. من خودم را تا استخوان کار می کنم اما در اصل به سختی فرورفتم . وقتی به آنچه در یک هفته خاص اهمیت یافتم فکر می کنم ، گاهی اوقات حتی یک چیز در ذهنم خطور نمی کند. چگونه این اتفاق می افتد؟
در یک سخنرانی در استنفورد ، Phil Libin ، مدیرعامل Evernote ، این مسئله را دقیقاً مطرح کرد و در مورد چگونگی تمایز بین موارد ضروری و مهم در زندگی شما بحث کرد:
کارهای فوری وظایفی هستند که باید بلافاصله از عهده آنها برآید.
این موارد مانند تماس تلفنی ، کارهایی با مهلت قریب الوقوع و شرایطی است که باید سریع پاسخ دهید. پاسخ دادن به یک ایمیل ، وقتی مجبور به انجام آن هستید ، معمولاً یک کار فوری است.
کارهای مهم وظایفی هستند که به مأموریت ها و اهداف طولانی مدت کمک می کنند.
اینها مواردی مانند آن کتابی است که می خواهید بنویسید ، ارائه ای که می خواهید برای تبلیغ تبلیغ کنید و شرکتی که قصد راه اندازی آن را دارید.
مسئله این است که کارهای مهم معمولاً با کارهای فوری عوض می شوند. بنابراین اگر زمان محدودی در روز خود داشته باشید ، چگونه می توانید اطمینان حاصل کنید که برای کارهای مهم وقت اختصاص داده اید؟
استفاده از ماتریس تصمیم گیری برای تصمیم گیری در مورد مهم بودن
یکی از راه های فهمیدن مهمترین مورد استفاده از است ماتریس تصمیم آیزنهاور : 
هر زمان که این کار را انجام می دهید ، در حال انجام معامله بین مهم و فوری هستید.Jamesclear.com/Crew.co
این جعبه ساده که توسط دویت آیزنهاور ، ژنرال 5 ستاره ارتش ایالات متحده ، فرمانده عالی نیروهای متفقین در جنگ جهانی دوم ، رئیس دانشگاه کلمبیا ، و رئیس جمهور دو دوره ایالات متحده ساخته شده است ، وظایف را تقسیم می کند به دسته های ساده:
در گوشه بالا سمت چپ ( مهم و فوری ) ، ممکن است مواردی مانند بحران ، مهلت قانونی و مشکلات را در آن قرار دهید.
گوشه بالا سمت راست ( مهم و فوری نیست ) می تواند شامل مواردی مانند روابط ، برنامه ریزی طولانی مدت پروژه ها و تفریح باشد.
گوشه پایین سمت چپ ( مهم و فوری نیست ) ممکن است شامل وقفه ها ، جلسات و فعالیت ها باشد.
گوشه پایین سمت راست ( مهم نیست و فوری نیست ) ممکن است شامل اتلاف وقت ، فعالیتهای دلپذیر و سایر کارهای بی اهمیت باشد.
از بین بردن موارد مهم و فوری بسیار آسان است. این یک نوع فکر نیست شما می خواهید تا آنجا که ممکن است زمان کمتری را در آنجا سپری کنید.
موارد مهم و فوری نیز بدیهی است که اولین مواردی هستند که باید با آنها کنار بیایید.
اما اولویت بندی بین دو ربع دیگر چیست؟ اینجاست که همه چیز دشوار می شود.
بیشتر مردم ابتدا انجام کارهای فوری را پیش فرض می گیرند - مسئله این است اگر همیشه کارهای فوری انجام می دهید ، قادر به انجام کارهای مهم نیستید .
کارهای فوری همیشه پیش می آیند. وظایف فوری و سریعتر از زمانی که وقت دارید انجام دهید وجود خواهد داشت ، مهم نیست که چقدر تلاش می کنید.
آیا تا به حال پیدا کرده اید که بگویید ، [X] واقعاً مهم است ، اما من الان وقت آن را ندارم؟
هر زمان که این کار را انجام می دهید ، در حال انجام معامله بین مهم و فوری هستید. لائو تزو می گوید ، زمان یک چیز خلق شده است. گفتن 'من وقت ندارم' مانند این است که بگویید ، 'من نمی خواهم'.
یا همانطور که پیکاسو گفت ، فقط آنچه را که مایلید بخاطر انجام ندادن بمیرید ، تا فردا کنار بگذارید.
چگونه کارهای مهم را فوری کنیم
ساده ترین راه برای اطمینان از فوری بودن یک کار مهم این است مهلت بده .
ضرب الاجل در واقع موارد ضروری را فوری می کند: واقعیت این است که شما باید بلافاصله با آنها کنار بیایید. کمبود مهلت زمانی نیز اغلب باعث می شود کارهای مهم تا این حد بی اهمیت باشند. آنها معمولاً نوعی هستند که در نهایت می توانید به آنها برسید.
به عنوان مثال ، شما باید اجاره خانه را تا پایان ماه پرداخت کنید. این یک مهلت است با نزدیک شدن به این مهلت ، کار فوری و فوریتر می شود.
از طرف دیگر ، هدف شما از رسیدن به فرم مهم است ، اما به هیچ وجه ضروری نیست. آیا تو دارند تا پایان ماه به سالن بدنسازی برسیم؟ احتمالا نه.
بنابراین اولین کاری که باید انجام دهید اگر می خواهید اطمینان حاصل کنید که کارهای مهم انجام می شود ، تعیین مهلت است. یک کار مهم تقریباً همیشه مجموعه ای عظیم از وظایف است (بیشتر شبیه پروژه ها هستند) و برای اینکه شما مهلتی تعیین کنید ابتدا باید آن را به کارهای کوچکتر تقسیم کنید و برای آن مهلت تعیین کنید.
رویکرد مورد علاقه من در این مورد ناشی می شود انجام کارها ، که در آن دیوید آلن می پرسد:
اقدام فیزیکی بعدی که برای پیشرفت در این کار باید انجام دهید چیست؟
این همان چیزی است که شما باید برای آن مهلت تعیین کنید.
اکنون این قسمت مهم است ، زیرا فقط تعیین یک مهلت کافی نیست.
چرا به مهلت های جدی نیاز دارید؟
کیفیت دوم وظایف فوری که آنها را فوری می کند این است که مهلت آنها قابل بحث نیست.
اگر مهلت را رعایت نکنید ، پیامدهای جدی وجود دارد.
واضح است که چرا این مورد در مورد چیزی مانند پرداخت نشدن اجاره وجود دارد. ابتدا صاحبخانه شما را صدا می کند و سر شما فریاد می کشد. اگر به فشار اجتماعی حساس هستید ، این احتمالاً کافی است تا شما را مجبور کنید به موقع اجاره خود را پرداخت کنید. در غیر این صورت ، در نهایت شما را به دادگاه می کشانند و از خانه بیرون می کنند ، که برای اکثر افراد به اندازه کافی جدی است.
مشکلی که فقط در تعیین مهلت تعیین شده برای کارهای مهم وجود دارد این است که آنها بطور خودکار جدی نمی شوند. اگر بگویم که قبل از پایان هفته باید به باشگاه بروم ، اساساً هیچ عواقبی برای عدم موفقیت در این مهلت وجود ندارد.
بنابراین چگونه مهلت ها را قابل توجه تر می کنید؟ در اینجا چند روش وجود دارد:
1. آن را علنی کنید
یکی از راه های جدی تر کردن مهلت بیان عمومی آن است. وقتی در یک مهلت عمومی به طور عمومی پاسخگو باشید ، نمی توانید فقط خودتان را گول بزنید. تلنگر این سکه این است که اگر تاریخی را به صورت عمومی تعیین کنید ، بهتر است مطمئن شوید که واقعاً می توانید به آن ضربه بزنید. هیچ چیز کاملاً شبیه استرس ناشی از رسیدن به مهلتی نیست که خیلی تهاجمی برای خود تعیین کرده باشید.
2. ایجاد پاداش و مجازات
راه دیگر برای جدی تر کردن ضرب الاجل تعیین جایزه برای ضربه زدن به آن یا مجازات گم شدن است. این مجموعه از پاداش ها و مجازات ها را زودتر از موعد تعیین کنید و مطمئن شوید که شما مسئول اجرای واقعی آن نیستید. به عنوان مثال ، برای برخی از سازمان های سیاسی که از آنها متنفر هستید چک 2000 دلار بنویسید ، آن را به دوست خود بدهید و به آنها بگویید اگر موفق به ضرب الاجل نشدید ، آن را ارسال کنند.
3. دیگران را مسئول نگه دارید
وقتی نوبت به پاسخگویی دیگران (مانند اعضای تیم شما) در مورد ضرب الاجل ها می رسد ، مهم است که مردم متوجه شوند مهلت های مهم برای شما مهم است. شما نمی توانید مهلت های از دست رفته را تحمل کنید. و این به معنای واقعی چک شدن و مکالمه های ناراحت کننده است که مهلت مقرر از دست می رود. اگر این کار را نکنید ، به طور قابل ملاحظه ای مردم تصور می کنند که ضرب الاجل برای شما چندان مهم نیست و آنها هرچه بیشتر شروع به عقب رانده شدن یا از دست دادن آنها می کنند.
4. یادآوری های مداوم را برای خود تنظیم کنید
نادیده گرفتن مهلت قانونی بسیار آسان است مگر اینکه یک یادآوری دائمی داشته باشید. در کارهای فوری اغلب یادآوری هایی در نظر گرفته شده است ، مانند دوست یا همسرتان که مرتباً شما را برای انجام کاری خطاب می کند. برای کارهای مهم ، باید خودتان این یادآوری ها را تنظیم کنید. دور میز کار خود را بچسبانید. رویدادها یا تایمرهای تقویم را تنظیم کنید. در آینه دستشویی خود ثبت نام کنید. هر کاری که باید بکنی
*****
آیا این کار زیاد به نظر می رسد؟ خوب ، ممکن است در ابتدا باشد. اما با گذشت زمان راحت تر می شود و متوجه خواهید شد که استرس شما بسیار کمتر است.
شما همیشه وظایف فوری کافی برای پر کردن یک روز ، هفته ، سال یا حتی تمام عمر را خواهید داشت. اما آنچه که واقعاً باید بیشتر انرژی خود را صرف آن می کنید ، انجام کارهای مهم است ، مبادا لیستی از پشیمانی از کارهایی که هرگز وقت انجام آنها را پیدا نکردید ، پیدا کنید.
جوری مک کی یک ویراستار است CrewLabs ، جایی که این پست است در اصل ظاهر شد . آیا می خواهید یاد بگیرید که بهترین نسخه از شما شوید؟ اینجا کلیک کنید برای پیوستن به هزاران سازنده و کارآفرین که نامه هفتگی ما را در مورد افزایش خلاقیت و بهره وری شما دریافت می کنند.
